【2025年版】fondesk設定方法完全ガイド！初期設定からカスタマイズまで徹底解説

電話秘書代行サービスfondeskを導入した後、「管理画面での設定方法が分からない」「自社の業務に最適化した設定にしたい」「IVR機能の詳細設定を知りたい」といったニーズをお持ちの方は多いのではないでしょうか。適切な設定により、fondeskの効果を最大限引き出すことができます。

fondesk管理画面の基本構造と操作方法

fondeskの管理画面は、直感的で使いやすい設計になっており、ITに詳しくない方でも簡単に操作できます。管理画面を通じて、リアルタイムでの設定変更や詳細な運用状況の確認が可能です。

管理画面へのアクセスと基本操作

ログイン方法

1. fondeskから送付されたログイン情報を確認
2. 専用URLにアクセス
3. ユーザーID・パスワードを入力
4. 二段階認証（SMS認証）を実施

メイン画面の構成

• ダッシュボード: リアルタイムの運用状況表示
• 設定管理: 各種設定の変更・確認
• 通話履歴: 詳細な通話記録の閲覧
• レポート: 統計データと分析結果
• サポート: ヘルプとお問い合わせ

セキュリティ設定

アクセス権限の管理

• 管理者権限・一般ユーザー権限の設定
• IPアドレス制限による不正アクセス防止
• ログイン履歴の確認と監視
• パスワード強度の設定とリマインダー

データ保護設定

• 通話録音データの保存期間設定
• 個人情報の匿名化設定
• データエクスポート時の暗号化
• 自動ログアウト時間の設定

これらのセキュリティ機能により、企業の機密情報を適切に保護しながら効率的な運用が可能です。

基本設定項目の詳細解説

fondeskの基本設定について、項目ごとに詳しく解説します。

企業情報・基本設定

企業情報の設定

• 正式会社名・屋号の登録
• 代表者名・担当者名の設定
• 所在地・連絡先の登録
• 業種・事業内容の詳細入力

サービス基本設定

• 営業時間の詳細設定（平日・土日・祝日別）
• タイムゾーンの設定
• 特別営業日・休業日の個別設定
• 緊急時対応の基本方針設定

電話対応設定

応答メッセージの設定 基本的な応答パターンをカスタマイズできます：

営業時間内の標準応答 「お電話ありがとうございます。[企業名]でございます。お忙しい中、お電話をいただきありがとうございます。」

営業時間外の自動応答 「お電話ありがとうございます。[企業名]です。申し訳ございませんが、現在営業時間外となっております。営業時間は[時間]となっております。」

カスタムメッセージの作成

• 季節の挨拶を含むメッセージ
• キャンペーン情報を含む案内
• 業種特有の専門用語を含む応答
• 多言語での基本応答（英語・中国語等）

転送設定の詳細

基本転送ルール fondeskの核心機能である転送設定について詳しく説明します：

転送先の登録

• 主転送先：日常的な転送先（代表者・担当者）
• 副転送先：主転送先不在時の代替転送先
• 緊急転送先：緊急案件専用の転送先
• 時間外転送先：営業時間外専用の転送先

転送条件の詳細設定

• 呼び出し回数による転送タイミング設定
• 転送先不在時の処理方法
• 話中時の代替処理設定
• 転送失敗時のエスカレーション設定

時間帯別転送設定

IVR（自動音声応答）機能の設定方法

IVR機能付きプランでは、より高度な自動振り分けが可能です。複雑に見えますが、段階的に設定することで効果的なシステムを構築できます。

IVR基本構造の設計

メニュー階層の設計 効果的なIVRメニューの構築例：

第1階層（メイン分岐） 「お電話ありがとうございます。[企業名]でございます。 1番：新規のお客様 2番：既存のお客様 3番：緊急のご用件 0番：オペレーターに直接繋ぐ場合」

第2階層（詳細分岐） 新規のお客様を選択した場合： 「新規のお客様向けのメニューです。 1番：サービス内容について 2番：料金について 3番：申込み・資料請求について 0番：担当者とお話しになる場合」

音声案内の作成と管理

音声収録のオプション

• プロナレーターによる収録（推奨）
• 社内スタッフによる収録
• AI音声による自動生成
• 多言語での収録対応

音声品質の最適化

• 適切な話速とイントネーション
• 雑音のない高品質収録
• 定期的な音声の見直しと更新
• 季節やキャンペーンに応じた変更

振り分けルールの詳細設定

条件分岐の設定 IVRでは、以下のような条件に基づいて詳細な振り分けが可能です：

顧客情報による分岐

• 発信者番号による既存顧客の識別
• VIP顧客の自動識別と優先対応
• 過去の問い合わせ履歴による最適振り分け
• 地域別の担当者自動振り分け

時間条件による分岐

• 営業時間・非営業時間での処理変更
• 曜日別の対応体制変更
• 祝日・特別日の個別対応
• 繁忙期・閑散期での処理最適化

業種別カスタマイズ設定

業種特性に応じた最適化設定により、更に効果的な運用が可能になります。

医療機関向け設定

診療科別振り分け設定 皮膚科クリニックでの設定例：

患者プライバシー保護設定

• 個人情報の取り扱い基準設定
• 通話録音の保存期間制限
• 第三者への情報開示ルール
• 緊急時の家族連絡設定

予約システム連携設定

• 既存予約システムとのAPI連携
• リアルタイム予約状況の確認
• 予約変更・キャンセルの自動処理
• 予約確認SMSの自動送信

士業事務所向け設定

専門分野別振り分け 総合法律事務所での設定例：

機密管理強化設定

• 通話内容の厳格な管理
• 弁護士・依頼者間秘匿特権の遵守
• 利益相反チェックの支援
• セキュアな連絡手段の設定

美容・サービス業向け設定

予約最適化設定 美容サロンでの設定例：

顧客満足度向上設定

• 顧客の好みや履歴に基づく対応
• 誕生日・記念日の特別対応
• リピート顧客への優遇設定
• 口コミ・紹介促進の仕組み

高度なカスタマイズと連携設定

更に効果的な運用のための高度な設定について説明します。

API連携設定

CRMシステムとの連携

• 顧客情報の自動同期
• 通話履歴のCRM登録
• 商談機会の自動生成
• 顧客満足度データの連携

既存業務システムとの統合

• 在庫管理システムとの連携
• 予約管理システムとの同期
• 会計システムとの連携
• 勤怠管理システムとの統合

分析・レポート設定

KPI設定とダッシュボード 重要な指標を設定してリアルタイム監視：

• 通話件数・応答率の推移
• 転送成功率・顧客満足度
• 平均通話時間・待機時間
• コスト削減効果の定量的測定

自動レポート設定

• 日次・週次・月次レポートの自動生成
• 関係者への自動配信設定
• 異常値検知時のアラート設定
• 改善提案の自動表示

トラブルシューティングと最適化

設定に関してよく発生する問題と解決方法をご紹介します。

よくある設定問題と解決法

転送がうまくいかない場合

• 転送先電話番号の確認
• ネットワーク状況のチェック
• 転送タイミング設定の見直し
• 代替転送先の設定確認

IVR音声が聞き取りにくい場合

• 音声収録環境の改善
• 話速とイントネーションの調整
• 背景音の除去
• 音声ファイル形式の最適化

顧客からのクレーム対応

• 対応品質の向上研修
• マニュアルの詳細化
• エスカレーション基準の見直し
• 顧客フィードバックの活用

継続的な設定最適化

定期的な見直しポイント

• 3ヶ月ごとの設定レビュー
• 通話データ分析に基づく改善
• 顧客フィードバックの反映
• 業務変更に応じた設定更新

季節・繁忙期対応

• 年末年始・GW等の特別設定
• 繁忙期の人員体制変更対応
• キャンペーン時の特別メッセージ
• 災害時・緊急時の設定切り替え

設定サポートとコンサルティング

fondeskでは、設定に関する包括的なサポートを提供しています。

専任担当者による設定支援

初期設定の完全サポート

• 業務ヒアリングと最適設定の提案
• 段階的設定と効果測定
• テスト運用での微調整
• 本格運用開始時のフォローアップ

継続的な最適化支援

• 月次レビューでの設定見直し
• データ分析に基づく改善提案
• 新機能の案内と設定支援
• 事業拡大に応じたスケール調整

設定に関する教育・研修

管理者向け研修

• 管理画面の効果的な活用方法
• 高度な設定テクニック
• トラブル時の対応方法
• 最新機能のアップデート情報

より詳細な設定方法と実際の画面操作については、【紹介コードあり】fondeskの特徴・評判・口コミ・料金を完全解説で具体的な手順を画像付きで解説していますので、設定作業の参考にしてください。

まとめ：効果的な設定でfondeskの価値を最大化

fondeskの設定は、導入効果を左右する重要な要素です。適切な設定により、コスト削減だけでなく、顧客満足度向上と業務効率化を同時に実現できます。

設定成功のポイント

• 段階的な設定と効果測定
• 業種特性に応じたカスタマイズ
• 継続的な最適化と改善
• 専任担当者との密な連携

効果的な設定のために 初期設定は専任担当者と協力して行い、運用開始後も定期的な見直しを実施することが重要です。紹介コード「FV756」（基本機能）または「ZA29DINL」（IVR機能）を活用してお得に導入し、充実した設定サポートを受けてください。

実際の設定作業と詳細なカスタマイズ方法については、fondesk IVR使ってみた！紹介コード【ZA29DINL】でお得に始める電話秘書代行の評価レビューで実践的な設定例とともに詳しく解説していますので、設定最適化の参考にしてください。

適切な設定により、fondeskの持つポテンシャルを最大限に活用しましょう。