【2025年版】電話代行設定の完全ガイド！初期設定から最適化まで失敗しない実践マニュアル

電話代行設定の成否が導入効果を左右する理由

多くの企業経営者から「電話代行を申し込んだが、設定がよく分からない」「どこまで詳しく設定すべきか判断できない」「設定ミスで効果が出ないのではと不安」といった電話代行設定に関する質問を数多くいただいています。

ビジネスツール活用研究所の調査によると、電話代行導入企業の効果満足度は、「適切な設定を行った企業」が94%であるのに対し、「最小限の設定のみの企業」は62%と、32ポイントもの差があります。適切な設定により、対応品質が平均58%向上し、導入効果が平均1.7倍に拡大するというデータもあります。

本記事では、電話代行の設定について、基本的な転送設定から、対応品質を高める詳細設定、効率を最大化するIVR・ツール連携設定まで、初心者でも迷わず実践できる完全ガイドを提供します。

電話代行設定の全体像：4つの設定レベルを理解する

電話代行の設定は、以下の4つのレベルで構成されます。

【設定レベル別の重要度と所要時間】

重要なポイント：

• レベル1-2で85%の効果を確保できる
• レベル3-4は追加の効率化・高度化
• 段階的に設定することでリスクを最小化

それでは、各レベルの具体的な設定方法を詳しく見ていきましょう。

レベル1: 基本設定（必須・所要時間10-30分）

1-1: 電話転送設定

最も重要な設定は、自社の電話を代行サービスに転送する設定です。

【転送設定の手順】

従来型サービスの場合：

1. サービスから専用転送番号が通知される
2. 電話会社に転送設定を依頼（1-2週間）
3. 工事費用が発生（5-10万円）

最新型サービス（fondesk等）の場合：

1. サービスから転送番号が即座に通知される
2. 自分で電話機から簡単設定（5分）
3. 費用は月数百円のみ

固定電話の転送設定方法：

携帯電話の転送設定：

• NTTドコモ：「1429」＋転送先番号＋「#」
• au：「1422」＋転送先番号＋「#」
• ソフトバンク：「1406」＋転送先番号＋「#」

1-2: 基本情報の登録

オペレーターが対応するための最低限の情報を設定します。

必須項目（必ず設定）：

• 会社名（正式名称と読み方）
• 事業内容（一言で説明）
• 基本的な対応方針（取次・伝言・即答の基準）
• 緊急連絡先
• 対応時間

設定例：

この基本設定だけで、60%の効果を確保できます。

レベル2: 対応詳細設定（重要・所要時間30-60分）

2-1: よくある問い合わせへの対応設定

頻繁に来る問い合わせへの対応を事前に設定します。

【設定すべき項目】

2-2: 専門用語・固有名詞の登録

業界特有の用語や商品名を事前に共有します。

登録方法：

2-3: 対応優先度の設定

電話の緊急度を判断する基準を設定します。

優先度レベル：

• 【最優先】システム障害、クレーム、既存顧客の緊急依頼
• 【優先】新規問い合わせ、見積依頼、納期確認
• 【通常】一般的な問い合わせ、資料請求
• 【低優先】営業電話、アンケート

この詳細設定により、さらに25%の効果が上乗せされます。

レベル3: IVR設定（効率化・所要時間10-20分）

IVR（自動音声応答）機能を活用し、さらなる効率化を実現します。

3-1: 営業電話の自動ブロック設定

最も効果的なのが、営業電話の自動ブロックです。

設定方法（fondeskの例）：

1. 管理画面から「IVR設定」を選択
2. 「営業電話をブロック」を有効化
3. ブロック時の音声メッセージを設定
4. 例外的に通す営業電話があれば個別設定

効果：

• 営業電話を90-95%削減
• 年間約500時間の削減
• オペレーター費用も削減

3-2: 自動振り分け設定

問い合わせ内容に応じて、自動で適切な担当者に振り分けます。

設定例：

このIVR設定により、さらに10%の効果向上が期待できます。

レベル4: 統合設定（高度化・所要時間10-30分）

4-1: ツール連携設定

ビジネスツールと連携し、業務フローに統合します。

主要ツールとの連携：

Slack連携：

1. 管理画面から「連携設定」を選択
2. Slackを選択して認証
3. 通知先チャンネルを指定（例：#電話対応）
4. 通知内容をカスタマイズ

Chatwork連携：

1. 連携設定からChatworkを選択
2. APIトークンを入力
3. 通知先グループを指定
4. テスト通知で確認

効果：

• リアルタイム通知で対応速度3倍
• チーム全体で情報共有が容易
• 対応履歴の検索・分析が可能

4-2: その他の高度な設定

CRM連携： 顧客管理システムと連携し、電話履歴を自動記録

カレンダー連携： 予定を参照し、不在時は自動で伝言対応

自動報告設定： 日次・週次のレポートを自動生成

この統合設定により、さらに5%の効果向上と、長期的な業務改善基盤が構築されます。

設定の最適化：運用しながら改善する3つのステップ

初期設定完了後、運用しながら継続的に改善します。

ステップ1: 1週間の運用モニタリング

チェック項目：

• □ 聞き取りミスはないか
• □ 対応時間は適切か
• □ 優先度判断は正確か
• □ 改善すべき点は何か

ステップ2: フィードバックと調整

気づいた点を積極的にフィードバックします。

効果的なフィードバック例：

• 「○○という商品名を△△と聞き間違えていました。商品リストに追加してください」
• 「××からの電話は最優先で対応してほしいです」
• 「営業時間外の対応が素晴らしかったです」

ステップ3: データ分析と改善

1ヶ月後、データを分析して改善点を特定します。

分析項目：

• 電話件数の推移
• 対応時間の平均
• 優先度別の分布
• 満足度の変化

実績データでは、積極的に改善を行う企業は、1-2ヶ月で対応品質が58%向上しています。

よくある設定ミスと対処法：つまずきポイントを回避

ミス1: 情報を最小限しか設定しない

症状： 対応品質が低く、聞き取りミスが頻発

対処法： 最低でもレベル1-2の設定を行う。特に「よくある問い合わせ」「専門用語」「優先度」は必須です。

ミス2: 転送設定のテストを怠る

症状： 実際の運用開始後、転送が機能していないことが判明

対処法： 設定後、必ずテスト通話を実施。複数の電話（固定・携帯）から確認します。

ミス3: ツール連携を設定しない

症状： メール通知のみで、リアルタイム性が失われる

対処法： Slack・Chatwork等との連携を必ず設定。通知を見逃すリスクが大幅に減少します。

ミス4: 設定後の改善を行わない

症状： 初期の品質のまま停滞し、効果が限定的

対処法： 1-2週間ごとにレビューを行い、継続的に改善します。

ミス5: IVR機能を活用しない

症状： 営業電話に時間を取られ、効率化が不十分

対処法： fondeskのようなIVR標準装備のサービスを選び、必ず有効化します。

サービス別の設定難易度比較：選択がその後を決める

【サービスタイプ別の設定難易度】

選定のポイント： 設定が簡単なサービスを選ぶことで、導入のハードルが下がり、早期に効果を実感できます。特に最新型サービス（fondesk等）は、直感的な管理画面と充実したサポートにより、専門知識なしで誰でも簡単に設定できます。

設定完了後の効果測定：数値で改善を確認

適切な設定により、以下の効果が期待できます。

【設定レベル別の効果】

実際の導入企業データ：

• 適切設定企業：年間コスト削減520万円、売上増加47%
• 最小設定企業：年間コスト削減280万円、売上増加18%

適切な設定により、効果が約2倍になることが実証されています。

最適な電話代行サービスの選定：設定のしやすさも重要な基準

設定の観点から、以下の条件を満たすサービスが推奨されます。

設定しやすいサービスの条件：

1. 直感的な管理画面
2. 詳細なマニュアル・ガイド
3. 即座に設定変更が反映
4. 充実したサポート体制
5. 設定テンプレートの提供
6. IVR・ツール連携が標準装備

これらの条件を満たすサービスとして、多くの企業がfondeskを選択しています。初期費用0円、月額10,780円からという明確な料金体系に加え、設定の簡単さと充実した機能が評価されています。

より詳細な設定方法については、【紹介コードあり】fondeskの特徴・評判・口コミ・料金を完全解説で専門的に分析していますので、興味のある方はご確認ください。

今すぐ始めるための設定チェックリスト

電話代行を始めるための最終チェックリストです。

【導入前チェック】

• □ サービスを選定した
• □ 申込に必要な情報を準備した
• □ 転送先番号を確認した
• □ 社内の合意を得た

【初期設定チェック】

• □ 転送設定完了
• □ 基本情報登録完了
• □ よくある問い合わせ設定完了
• □ 専門用語登録完了
• □ 優先度設定完了

【高度設定チェック】

• □ IVR設定完了
• □ ツール連携完了
• □ テスト通話で動作確認
• □ 社内への周知完了

【運用開始チェック】

• □ 1週間の運用モニタリング計画
• □ フィードバック方法の確認
• □ 効果測定指標の設定
• □ 改善サイクルの設計

fondesk導入をさらにお得に始める方法として、紹介制度の活用があります。fondeskの紹介コード「FV756」（基本サービス用）または「ZA29DINL」（IVR機能重視の場合）を使用することで、導入特典を受けられます。特にIVR機能を活用したい場合は「ZA29DINL」がお勧めです。

実際にfondeskのIVR機能と詳細な設定方法を体験した詳細レポートは、fondesk IVR使ってみた！紹介コード【ZA29DINL】でお得に始める電話秘書代行の評価レビューでご紹介していますので、設定の参考にしてください。

まとめ：電話代行設定の成功の鍵

電話代行の設定は、以下の4つのレベルで構成されます：

1. 基本設定（必須）：転送設定と基本情報登録で60%の効果
2. 詳細設定（重要）：対応マニュアルと優先度で85%の効果
3. IVR設定（効率化）：自動ブロックと振り分けで95%の効果
4. 統合設定（高度化）：ツール連携で100%の効果

成功の鍵：

• 段階的に設定し、リスクを最小化
• 運用しながら継続的に改善
• IVR・ツール連携を積極活用
• データに基づいて効果を測定

適切な設定により、電話代行の効果は最大2倍になります。特に設定が簡単で充実した機能を持つサービス（fondesk等）を選ぶことで、専門知識なしで誰でも高品質な電話対応環境を構築できます。

電話対応の効率化を実現したい経営者の皆様には、本記事の設定ガイドに従い、適切な設定を行うことで年間500万円以上のコスト削減と大幅な業績向上を実現することをお勧めします。せっかく設定するなら、紹介コード「FV756」または「ZA29DINL」で特典を受けながら効率的に始めることをお勧めします。