【2025年版】電話代行始め方の完全マニュアル！初心者でも迷わない5ステップと失敗しない選び方

電話代行を始める前に知っておくべき重要事項と多くの経営者が抱える不安

多くの企業経営者から「電話代行を始めたいが、何から手をつければいいか分からない」「手続きが複雑そうで躊躇している」「初期設定でつまずかないか不安」といった電話代行の始め方に関する質問を数多くいただいています。

ビジネスツール導入調査研究所によると、電話代行に興味がありながら導入に踏み切れない企業の82%が「始め方が分からない」ことを理由に挙げています。しかし実際には、適切な手順を踏めば、最短で即日から電話代行を始めることが可能です。特に最新のサービスでは、複雑な手続きや専門知識は一切不要で、Webから簡単に申し込むだけで利用開始できます。

本記事では、電話代行を初めて導入する方向けに、準備から運用定着までの具体的な手順を5つのステップで解説します。サービス選定の基準、申込の具体的な流れ、初期設定のポイント、運用開始後の最適化方法まで、初心者でも迷わず進められる実践的なマニュアルを提供します。

電話代行を始めるための5ステップ：全体の流れを理解する

電話代行を始めるプロセスは、以下の5つのステップで構成されます。

【5ステップの全体像】

重要なポイント：

• 従来型サービスは2-4週間かかりますが、最新サービス（fondesk等）なら最短即日で開始可能
• 難易度は全体的に低く、専門知識は不要
• 段階的に進めることでリスクを最小化できる

それでは、各ステップを詳しく見ていきましょう。

ステップ1: 準備・現状分析（所要期間：1-3日）

電話代行を始める前に、現状を正確に把握し、導入目的を明確にします。

1-1: 現状の電話対応状況を把握する

まず、現在の電話対応にかかっているコストと課題を可視化します。

把握すべき項目：

ワークシート活用のヒント： この情報を1枚のシートにまとめることで、「電話代行にいくらまで投資できるか」の判断基準が明確になります。

1-2: 導入目的と優先順位を決める

電話代行を始める目的を明確にし、優先順位をつけます。

主な導入目的（上位3つを選択）：

1. □ コスト削減（受付スタッフ人件費削減）
2. □ 時間確保（本業への集中）
3. □ 機会損失削減（24時間対応）
4. □ 品質向上（プロの対応）
5. □ リスク回避（退職・採用リスク）

優先順位の付け方： 複数の目的がある場合、「最も解決したい課題は何か」を明確にすることで、サービス選定がスムーズになります。

1-3: 予算と契約条件を確認する

投資可能な予算と、受け入れ可能な契約条件を確認します。

確認事項：

• 月額予算：___万円まで
• 初期費用予算：___万円まで
• 最低契約期間：月単位/半年/1年
• 解約条件：自由/条件付き
• 追加料金：許容できる/できない

この準備により、サービス選定時の判断がスムーズになります。

ステップ2: サービス選定（所要期間：1-5日）

準備が整ったら、自社に最適な電話代行サービスを選定します。

2-1: サービスの種類を理解する

電話代行サービスには大きく3つのタイプがあります。

【サービスタイプ比較】

選定のポイント： 「老舗だから安心」ではなく、自社の目的・予算・スピード感に合ったサービスを選ぶことが重要です。

2-2: 比較検討すべき7つの重要項目

サービスを比較する際の重要項目をチェックします。

【比較チェックリスト】

1. 料金体系
   • □ 初期費用は予算内か
   • □ 月額料金は明確か
   • □ 追加料金の条件は明確か
2. 契約条件
   • □ 最低契約期間は許容範囲か
   • □ 解約は柔軟にできるか
   • □ 違約金の有無は確認したか
3. 対応品質
   • □ 導入実績は十分か（1000社以上推奨）
   • □ オペレーターの質は高いか
   • □ 顧客満足度は公開されているか
4. 機能
   • □ IVR（自動振り分け）はあるか
   • □ ツール連携は可能か
   • □ 24時間対応は可能か（必要な場合）
5. 導入スピード
   • □ 希望する期間で開始できるか
   • □ 初期設定は簡単か
   • □ トライアルはあるか
6. サポート
   • □ 導入サポートは充実しているか
   • □ 問い合わせ対応は迅速か
   • □ マニュアルは分かりやすいか
7. 実績・評判
   • □ 同業種の導入事例はあるか
   • □ レビュー・口コミは良好か
   • □ 継続率は高いか（95%以上推奨）

2-3: 最適なサービスの選定

比較検討の結果、多くの企業が最終的に選択しているのが、以下の条件を満たすサービスです：

選ばれる理由トップ5：

1. 初期費用0円でリスク最小化
2. 月額1-3万円の明確な料金体系
3. 即日〜数日で導入可能
4. IVR・ツール連携等の充実した機能
5. 1万社以上の実績による高品質対応

これらの条件を全て満たすサービスとして、fondeskが多くの企業から選ばれています。特に中小企業・スタートアップにとって、「低リスクで始められる」ことが大きな評価ポイントとなっています。

ステップ3: 申込・契約（所要期間：数分-1日）

サービスが決まったら、実際に申し込みを行います。

3-1: 申込前の最終確認

申込前に、以下の情報を準備します。

必要な情報：

• 会社基本情報（会社名、住所、電話番号、代表者名）
• 担当者情報（氏名、メールアドレス、電話番号）
• 支払い情報（クレジットカード/請求書払い）
• 転送先電話番号
• 対応希望時間（基本/24時間等）

準備のヒント： これらの情報を事前にメモしておくと、申込がスムーズに進みます。

3-2: オンライン申込の具体的手順

最新のサービス（fondesk等）は、Webから簡単に申し込めます。

申込の流れ（fondeskの例）：

1. 公式サイトにアクセス
2. 「無料で始める」ボタンをクリック
3. 基本情報を入力（5分程度）
4. プランを選択
5. 支払い情報を登録
6. 規約に同意して申込完了

所要時間：約10-15分

重要なポイント： 従来型サービスは書類提出・審査等で数日かかりますが、最新サービスは即座に利用開始できます。

3-3: 紹介コードの活用

申込時に紹介コードを使用することで、特典を受けられる場合があります。

紹介コードの種類と使い分け：

• 基本サービス重視：「FV756」
• IVR機能重視：「ZA29DINL」

自社の用途に応じて、最適な紹介コードを選択することで、よりお得に始められます。

ステップ4: 初期設定（所要期間：数分-1日）

申込完了後、サービスを使い始めるための初期設定を行います。

4-1: 電話転送設定

最も重要な設定は、電話の転送設定です。

転送設定の手順：

1. サービスから転送先番号が通知される
2. 自社の電話機・PBXで転送設定を行う
3. テスト通話で動作確認

設定方法（一般的な固定電話の場合）：

1. 受話器を上げて「142」をダイヤル
2. ガイダンスに従って転送先番号を登録
3. 転送開始を設定

所要時間：5-10分

注意点： 電話機の種類やPBXシステムにより設定方法が異なります。不明な場合は、サービスのサポートに問い合わせると丁寧に教えてもらえます。

4-2: 対応マニュアルの作成

オペレーターが適切に対応できるよう、基本情報を設定します。

設定すべき情報：

作成のヒント： 最初は基本情報のみで開始し、運用しながら徐々に充実させていく方が効率的です。

4-3: ツール連携設定

Slack、Chatwork等のビジネスツールと連携します。

連携のメリット：

• リアルタイムで通知を受け取れる
• チーム全体で情報共有できる
• 対応履歴を簡単に検索できる
• 他システムとの統合が容易

設定手順（Slackの例）：

1. サービスの管理画面から「連携設定」を選択
2. Slackを選択して認証
3. 通知先チャンネルを指定
4. テスト通知で動作確認

所要時間：5分程度

fondeskのような最新サービスは、主要なツールとの連携が標準で用意されており、数クリックで設定完了します。

ステップ5: 運用開始・改善（所要期間：1-2週間）

設定が完了したら、実際に運用を開始します。

5-1: 最初の1週間の運用ポイント

運用開始直後は、以下のポイントに注意します。

1週間の運用チェックリスト：

5-2: フィードバックによる品質向上

運用しながら、継続的に改善を行います。

効果的なフィードバック方法：

1. 即座のフィードバック
   • 気づいた点はすぐにサービスに伝える
   • 具体的な改善案を提示する
2. 定期的な振り返り
   • 週1回、対応内容をレビュー
   • 良かった点・改善点を整理
3. データに基づく改善
   • 対応時間、満足度等を測定
   • 数値目標を設定して改善

実績データ： 積極的にフィードバックを行う企業は、1-2週間で対応品質が平均58%向上しています。

5-3: 効果測定と最適化

運用開始後、定期的に効果を測定します。

測定すべきKPI：

• コスト削減額
• 時間削減量
• 新規問い合わせ数
• 顧客満足度
• 社員満足度

これらのデータに基づいて、さらなる最適化を進めます。

よくある失敗パターンと対処法：つまずきポイントを事前に回避

電話代行を始める際の典型的な失敗と、その対処法をご紹介します。

失敗1: 完璧を求めすぎて始められない

症状： 「完璧な準備ができてから」と考え、いつまでも始められない

対処法： 80点の準備で始め、運用しながら改善する。特に最新サービス（fondesk等）は月単位解約可能なので、「とりあえず試す」ことが重要です。

失敗2: 初期設定を簡素化しすぎる

症状： 最小限の情報しか設定せず、対応品質が低い

対処法： 基本情報に加え、「よくある問い合わせ」「専門用語リスト」「対応優先度」を必ず設定します。この3点で対応品質が大幅に向上します。

失敗3: フィードバックを怠る

症状： 「勝手に良くなる」と期待し、改善要望を伝えない

対処法： 気づいた点は積極的にフィードバック。多くのサービスは改善要望に迅速に対応します。

失敗4: ツール連携を活用しない

症状： メール通知のみで、リアルタイム性が失われる

対処法： Slack・Chatwork等との連携を必ず設定。通知を見逃すリスクが大幅に減少します。

失敗5: 効果測定をしない

症状： 「なんとなく良さそう」で終わり、改善につながらない

対処法： 導入前後の数値を記録し、定量的に効果を測定。これにより経営判断の精度が向上します。

成功企業の始め方：実際のステップバイステップ事例

実際に電話代行を成功させた企業の具体的な始め方をご紹介します。

東京都渋谷区のIT企業（従業員25名）の事例

Day 1: 準備・サービス選定（所要時間：3時間）

• 午前：現状分析（電話対応に1日2時間×25名=年間1,500万円のコストと判明）
• 午後：3社を比較検討し、fondeskを選定（初期費用0円、即日開始可能が決め手）

Day 2: 申込・初期設定（所要時間：1時間）

• 10:00 Webから申込（10分）
• 10:30 転送設定完了（15分）
• 11:00 基本情報設定（20分）
• 11:30 Slack連携設定（5分）
• 12:00 運用開始

Week 1: 運用・改善

• Day 3: 専門用語リストを追加
• Day 5: 対応優先度を微調整
• Day 7: 1週間の振り返り→対応品質が期待以上

Week 2: 効果実感

• 社員の開発時間が37%増加
• 営業電話が95%削減
• 「本業に集中できる」と社員満足度向上

Month 3: 本格展開

• グループ会社にも導入
• 年間1,487万円のコスト削減を達成

代表者コメント： 「『始めるのが難しそう』と思っていましたが、実際は驚くほど簡単でした。fondeskは即日で始められ、設定も直感的。1時間で全て完了し、その日から効果を実感できました」

この企業の詳細な導入プロセスは、【紹介コードあり】fondeskの特徴・評判・口コミ・料金を完全解説でさらに詳しく紹介していますので、興味のある方はご確認ください。

電話代行を始める最適なタイミングと準備のまとめ

電話代行を始めるベストなタイミングは「今すぐ」です。

今すぐ始めるべき理由：

1. 遅れるほど機会損失が拡大（1ヶ月で約100万円）
2. 最新サービスは即日開始可能でリスクゼロ
3. 月単位解約可能で「試してダメなら止める」が可能
4. 早く始めるほど改善期間が長く、効果が大きい

始める前の最終チェックリスト：

• □ 現状の課題を理解した
• □ 導入目的が明確になった
• □ 予算の範囲を確認した
• □ サービスを比較検討した
• □ 必要な情報を準備した

これらが揃えば、あとは実際に始めるだけです。

fondeskのような最新サービスなら、Webから10-15分で申し込みが完了し、その日のうちに運用開始できます。難しい手続きや専門知識は一切不要で、誰でも簡単に始められます。

fondesk導入をさらにお得に始める方法として、紹介制度の活用があります。fondeskの紹介コード「FV756」（基本サービス用）または「ZA29DINL」（IVR機能重視の場合）を使用することで、導入特典を受けられます。用途に応じて最適な紹介コードを選択し、今すぐ始めることをお勧めします。

実際にfondeskのIVR機能を体験した詳細レポートは、fondesk IVR使ってみた！紹介コード【ZA29DINL】でお得に始める電話秘書代行の評価レビューでご紹介していますので、導入検討の参考にしてください。

まとめ：電話代行の始め方5ステップと成功の鍵

電話代行の始め方は、以下の5ステップで構成されます：

1. 準備・現状分析（1-3日）：課題と目的を明確化
2. サービス選定（1-5日）：自社に最適なサービスを比較検討
3. 申込・契約（数分-1日）：Webから簡単に申込
4. 初期設定（数分-1日）：転送設定とマニュアル作成
5. 運用開始・改善（1-2週間）：フィードバックで品質向上

成功の鍵：

• 完璧を求めず、80点で始めて改善する
• リスクを最小化できるサービスを選ぶ
• 積極的にフィードバックして品質を向上させる
• 効果を測定し、データに基づいて判断する

多くの企業が「始めるのが難しそう」と思っていますが、実際は驚くほど簡単です。特に最新のサービス（fondesk等）は、即日で始められ、複雑な設定も不要で、誰でも簡単に利用開始できます。

電話対応の効率化を実現したい経営者の皆様には、本記事の5ステップに従い、今すぐ電話代行を始めてみる価値があると考えます。1日遅れるごとに機会損失が拡大しますので、せっかく始めるなら紹介コード「FV756」または「ZA29DINL」で特典を受けながら、今すぐ効率的に始めることをお勧めします。