電話代行の始め方：準備・申込み・転送・通知・試験運用の5ステップ

ステップ1：任せたい電話と残す電話を分ける

着信の時間帯、件数、用件を記録し、簡単な伝言でよいものと、その場で回答が必要なものを分けます。fondeskは名前・会社名、簡単な用件、折り返し希望と電話番号を受けて報告する一次受付です。予約確定や独自FAQの回答を任せるサービスではありません。

有人対応は平日9:00〜19:00です。土日祝日・時間外は自動音声となるため、夜間や緊急の連絡は別の経路を残します。必要な時間帯と合わないなら、申込みより先に別の選択肢を比較してください。

出典：対応内容 ／ 応対のカスタマイズ ／ 有人受付時間。

ステップ2：予算と回線の準備を確認する

基本料だけではなく、受電件数による従量料、回線側の転送費、社内の確認・折り返し工数まで見積もります。電話を取らなくなっても、回答や相談の仕事がなくなるわけではありません。

現在の回線で転送が使えるか、契約が必要か、設定と解除の方法は何かを通信事業者へ確認します。回線やPBXによって操作が違うため、共通のダイヤル番号だけで進めないでください。fondeskのマイページから転送を開始・解除することはできません。

出典：公式料金 ／ 転送設定。

ステップ3：アカウント作成とセットアップ

メールアドレスまたはGoogleアカウントで登録し、公式の手順に従ってアカウントを作成します。次に契約者情報、支払い方法、名乗りと受付時間を設定します。セットアップ完了後に発行される専用番号を転送先として使います。

支払いは対応するカードで、請求書払いや銀行振込には対応していません。カード情報を入力して次へ進むと無料トライアルが始まるため、転送の準備ができてから進めてください。紹介コードを使う場合は利用開始手続きで入力し、契約開始後には追加適用できません。

出典：アカウント作成 ／ セットアップ ／ 支払いカード ／ 紹介コードの入力。

ステップ4：転送と報告先を設定する

回線側で専用番号への転送を設定し、fondesk側では報告を受け取る通知先を設定します。Slack、Chatwork、Microsoft Teams、Google Chat、LINE、Eメール、LINE WORKSに対応すると案内されています。メールだけでも利用でき、チャット連携が必須ということではありません。

Slackの場合は通知設定からSlackを選び、連携を許可し、チャンネルが追加されたことを確認してテスト通知を送ります。テスト電話では、報告を読んだ社内担当が折り返しと完了確認まで進められるかを確かめます。

出典：転送設定 ／ 報告ツール ／ Slack設定。

ステップ5：無料期間中に継続判断する

無料トライアルは14日間・受電200件までです。満了までに更新を拒絶する手続きをしなければ有料契約へ移行します。試用開始後に期間の停止や変更はできません。申込み完了だけで、無料期間をいつでも延ばせるものではありません。

試用中は中断回数、通知確認時間、折り返しの遅れを記録します。継続しない場合は自動更新の停止と回線側の転送解除を確認してください。必要な履歴はアカウントが削除される前に取得します。

出典：トライアル条件 ／ セットアップ ／ 解約手続き。

はじめに起きやすい思い違い

旧稿の導入調査、匿名IT企業の削減額、決まった時間内に必ず開始できるという例、1日遅れるごとの損失は根拠未確認です。転送手続きや社内権限で準備時間は変わるため、開始日は必要なテストが完了してから決めます。

出典：応対のカスタマイズ ／ fondesk IVR ／ 転送設定 ／ 対応内容。