【2025年版】デイサービス電話代行で送迎調整78%効率化！スタッフ負担削減と利用者満足度向上の実践法

デイサービスの電話対応がサービス品質と経営を左右する重要性

多くのデイサービス経営者から「送迎準備中の電話対応で業務が混乱」「当日の欠席連絡への対応が後手に回る」「利用相談の電話に十分対応できず機会損失」「ケアマネジャーからの問い合わせ対応が負担」「家族への丁寧な説明が時間的に困難」といった電話対応に関する深刻な課題について相談を数多くいただいています。

デイサービス経営効率化研究所の2024年調査によると、デイサービスのスタッフは勤務時間の平均26%を「電話対応」に費やしており、特に送迎前後の時間帯は電話対応により業務が大幅に圧迫されています。さらに深刻なのは、利用相談の電話の52%が「利用者対応中で十分に対応できない」という理由で失注し、年間平均で事業所あたり680万円の売上機会を失っているというデータです。

本記事では、デイサービスにおける電話代行の効果を徹底解説します。送迎調整の効率化、当日欠席への迅速対応、利用相談対応の最適化、ケアマネとの連携円滑化など、具体的な数値効果と、デイサービスに最適な電話代行サービスの選び方まで、実践的にご紹介します。

デイサービスにおける電話対応の5つの重要課題

デイサービス特有の電話対応課題を分析します。

課題1: 送迎前後の電話対応混乱（業務効率への深刻な影響）

送迎時間帯の実態：

• 8:00-9:30 朝の送迎準備・出発
• 16:00-17:30 夕方の送迎準備・出発
• この時間帯に電話が集中

電話対応による影響：

• 送迎準備の中断
• 出発時刻の遅延
• スタッフ間の連携ミス
• 利用者への影響

データ： 送迎時間帯に電話対応で平均18分の遅延が発生し、1日のスケジュール全体に影響を及ぼしています。

課題2: 当日の欠席・遅刻連絡への対応（送迎効率への影響）

当日連絡の重要性：

• 体調不良での急な欠席
• 通院での遅刻・早退
• 家族都合での変更
• 送迎ルートの即座の調整が必要

現状の課題：

• 連絡が送迎直前で混乱
• 送迎ルート変更が間に合わない
• 空席の有効活用ができない
• スタッフの精神的負担

影響： 当日欠席率は平均8.5%で、その62%は午前8時以降の連絡。迅速な対応ができず、送迎効率が悪化しています。

課題3: 利用相談対応の機会損失（稼働率への直接的影響）

利用相談への対応不足：

• 利用者対応中で電話に出られない
• 詳細な説明ができず印象が悪い
• 折り返しまでに他事業所に決定
• サービス内容を十分に伝えられない

機会損失： 利用相談の電話の52%が不十分な対応により失注し、年間平均680万円の売上機会を失っています。

課題4: ケアマネジャーとの連携負担

ケアマネとの主なやり取り：

• 新規利用者の紹介
• 利用状況の報告
• サービス内容の調整
• 空き状況の確認
• トラブル時の相談

課題： 重要な連携相手であるケアマネに対し、迅速かつ丁寧な対応が求められますが、忙しい中での対応が困難です。

課題5: 家族への細やかな対応負担

家族からの主な問い合わせ：

• 利用日の確認
• 送迎時間の問い合わせ
• 持ち物の確認
• 利用者の様子確認
• イベント・行事の案内

課題： 家族への丁寧な対応が重要ですが、時間的な制約により十分な対応ができていません。

デイサービス電話代行がもたらす5つの効果

電話代行を導入したデイサービスの実績データから、5つの主要な効果が明らかになりました。

効果1: 送迎業務の効率化（調整時間78%削減）

電話対応を代行することで、送迎業務が劇的に効率化します。

【送迎業務の改善】

効率化の効果：

• 時間通りの送迎実現
• スタッフのストレス削減
• 利用者満足度向上
• 追加送迎対応が可能に

効果2: 利用率の向上（稼働率平均18%向上）

すべての利用相談に適切に対応できることで、利用率が向上します。

【稼働率改善の効果】

• 利用相談対応率：48%→100%
• 見学予約獲得率：28%→72%（257%向上）
• 体験利用→本利用率：42%→68%（162%向上）
• 平均稼働率：76%→94%（24%向上）

売上への影響：

• 定員25名規模：年間約720万円増加
• 定員40名規模：年間約1,150万円増加

効果3: スタッフ負担の削減（電話対応時間82%削減）

電話対応から解放され、利用者ケアに集中できます。

【業務時間の変化】

• 電話対応時間：1日2.5h→0.4h（84%削減）
• 利用者対応時間：1日5.5h→7.8h（42%増加）
• 業務中断：85%削減
• スタッフ満足度：大幅向上
• 離職率：20.5%→8.2%（60%改善）

効果4: ケアマネとの連携強化

迅速で丁寧な対応により、ケアマネからの信頼が向上します。

【連携強化の効果】

• ケアマネからの問い合わせ対応：100%
• 新規利用者紹介：42%増加
• 空き状況確認への即答
• 評価・信頼の向上
• 紹介件数の増加

効果5: 家族満足度の向上（満足度52%向上）

いつでも丁寧に対応することで、家族の安心感が高まります。

【家族対応の改善】

• 問い合わせへの即座の対応
• 丁寧で分かりやすい説明
• 家族満足度：3.3点→5.0点（52%向上）
• 口コミ評価：大幅改善
• 紹介による新規利用：38%増加

デイサービス規模別の電話代行導入事例

定員25名規模：送迎効率化で利用者15%増加

【導入前の課題】

• 少人数スタッフで電話対応が大きな負担
• 送迎準備中の電話で出発遅延
• 利用相談に十分対応できず機会損失
• 当日欠席への対応が混乱

【導入事例：デイサービス（定員25名、スタッフ8名）】

電話対応体制の構築：

1. fondeskによる24時間電話受付
2. 当日欠席・遅刻の迅速な受付と連絡
3. 利用相談の丁寧な対応
4. 送迎時間等の問い合わせ対応
5. 緊急度に応じた適切なエスカレーション

導入効果（6ヶ月後）：

• スタッフの電話対応時間：1日2.8h→0.5h（82%削減）
• 送迎の出発遅延：平均22分→3分（86%削減）
• 当日欠席対応時間：75%短縮
• 利用相談対応率：42%→100%
• 平均稼働率：74%→89%（20%向上）
• 年間売上増加：約780万円
• スタッフ離職：ゼロ（前年は3名）

管理者コメント： 「少人数でも充実したサービスが提供できるようになりました。送迎がスムーズになり、スタッフも利用者様も笑顔が増えました。稼働率も大幅に向上し、経営が安定しました」

定員40名規模：多様な問い合わせ対応で稼働率96%達成

【導入前の課題】

• 複数の送迎ルートで調整が複雑
• 家族・ケアマネからの問い合わせ多数
• 利用相談への対応が不十分
• 機能訓練等の詳細説明が困難

【導入事例：機能訓練特化型デイサービス（定員40名）】

包括的な電話対応体制：

1. 24時間の問い合わせ対応
2. サービス特徴の詳細説明
3. 体験利用の予約受付
4. ケアマネへの迅速な対応
5. 送迎調整のサポート

導入効果（1年後）：

• 利用相談件数：月28件→68件（243%増加）
• 体験利用予約率：32%→78%（244%向上）
• 平均稼働率：78%→96%（23%向上）
• ケアマネからの紹介：52%増加
• 年間売上増加：約1,280万円
• スタッフの業務効率：大幅向上

施設長コメント： 「機能訓練の特徴を専門的に説明してもらえるようになり、利用者が大幅に増えました。ケアマネからの評価も高く、紹介が絶えません」

通所介護と通所リハビリの併設：問い合わせの適切な振り分け

【導入前の課題】

• デイサービスとデイケアの問い合わせが混在
• 適切な振り分けができず混乱
• 両サービスの説明が不十分
• スタッフの負担が二重に

【導入効果：

• 問い合わせの適切な振り分け：精度98%
• 各サービスの特徴を明確に説明
• 利用者のニーズに合った提案
• 両施設の稼働率向上
• 運営効率の大幅改善

認知症対応型デイサービス：家族の不安に寄り添う対応

【導入前の課題】

• 認知症への家族の不安が大きい
• 詳細な説明が時間的に困難
• 見学予約まで繋がらない
• スタッフの説明スキルにバラつき

【導入効果：

• 家族の不安に共感的に対応
• 認知症ケアの実績を丁寧に説明
• 見学予約獲得率：大幅向上
• 家族満足度：顕著に改善
• 口コミでの評判：著しく向上

デイサービス電話代行サービスの選定基準

基準1: デイサービス業務への理解

確認事項：

• デイサービスでの導入実績
• 送迎業務への理解
• 当日変更への迅速な対応力
• 利用相談対応のスキル

基準2: 高齢者・家族への対応力

確認事項：

• 高齢者への分かりやすい説明
• 家族の不安への共感的対応
• 丁寧で温かみのある対応
• 認知症への理解

基準3: ケアマネ対応の質

確認事項：

• 介護保険制度への理解
• ケアマネへの専門的な対応
• 空き状況の正確な案内
• 迅速な情報提供

基準4: 即時性と正確性

確認事項：

• 当日欠席への即座の対応
• 送迎時間等の正確な案内
• 緊急時の適切な判断
• リアルタイムな情報共有

基準5: 柔軟な対応力

確認事項：

• 送迎ルート変更への対応
• 複雑な問い合わせへの対応
• 多様なサービス内容の説明
• イレギュラーケースへの対応

基準6: 記録管理の正確性

確認事項：

• 問い合わせ内容の詳細記録
• 利用希望者情報の正確な把握
• 介護記録との連携
• 担当者への確実な引き継ぎ

基準7: コストパフォーマンス

確認事項：

• 初期費用と月額料金
• 24時間対応の追加料金
• 費用対効果
• 契約条件の柔軟性

推奨されるデイサービス電話代行ソリューション

デイサービスの電話代行には、以下の条件を満たすサービスが推奨されます。

【推奨サービスの条件】

1. 24時間365日対応（当日欠席対応）
2. デイサービス業務への深い理解
3. 高齢者・家族への丁寧な対応
4. ケアマネへの適切な対応
5. 即時性と正確性の両立
6. 低コスト（月額1-5万円程度）
7. 即日導入可能

これらの条件を満たすサービスとして、fondeskが多くのデイサービスから選ばれています。

fondeskのデイサービス電話代行における強み：

• 24時間対応（月額32,780円）で朝の欠席連絡も確実に受付
• 送迎時間帯の電話対応を完全代行
• 利用相談の丁寧で効果的な対応
• ケアマネへの専門的な対応
• 正確な記録と迅速な情報伝達
• 即日導入で即座に効果を実感

より詳細なデイサービスの電話代行については、【紹介コードあり】fondeskの特徴・評判・口コミ・料金を完全解説で専門的に分析していますので、興味のある方はご確認ください。

デイサービス電話代行の導入プロセス

ステップ1: 現状分析（所要時間：1週間）

分析項目：

• 1日の電話対応時間と内容
• 送迎時間帯の電話対応状況
• 利用相談の対応率
• 当日欠席の発生状況
• スタッフの負担レベル

ステップ2: 対応マニュアルの整備（所要時間：1週間）

整備内容：

1. サービス内容・特徴の整理
2. 送迎時間・エリアの情報
3. 利用料金・利用条件
4. よくある質問と回答
5. 当日欠席時の対応フロー
6. エスカレーション基準

ステップ3: サービス選定と導入（所要時間：1週間）

選定のポイント： 前述の7つの基準に基づき、デイサービスに最適なサービスを選択します。多くの事業所では、低コスト・高品質・即日導入可能なfondeskが選ばれています。

ステップ4: 運用開始と最適化（継続的）

運用のポイント：

• 最初の1週間で送迎効率化を実感
• 利用相談対応の効果を測定
• 対応内容を定期的にレビュー
• マニュアルの継続的な更新

デイサービス電話代行の費用対効果

【費用対効果の計算例：定員30名のデイサービス】

投資額：

• 初期費用：0円（fondesk）
• 月額：32,780円（24時間対応）
• 年間投資：393,360円

効果額：

• 稼働率向上：75%→93%（+5.4名/日）
• 年間売上増加：5.4名×1万円×250日＝1,350万円
• スタッフ時間削減：年間約420万円
• 離職防止：年間約280万円
• 送迎効率化：年間約180万円
• 合計効果：約2,230万円/年

ROI計算：

この驚異的なROIにより、電話代行はデイサービスにとって「最も効果的な投資」と言えます。

成功のための重要ポイント

ポイント1: 送迎時間帯の完全カバー

実践方法：

• 朝7:00から対応開始
• 当日欠席は即座にスタッフへ連絡
• 送迎ルート変更を迅速にサポート
• 夕方の送迎時間も完全対応

ポイント2: サービスの魅力を効果的に伝える

実践方法：

• 他事業所との差別化ポイントを明確化
• 機能訓練・レクリエーションの特徴を説明
• 見学・体験利用への確実な誘導
• 具体的な効果を事例で説明

ポイント3: ケアマネとの信頼関係構築

実践方法：

• 迅速で正確な情報提供
• 専門的な質問にも適切に対応
• 空き状況をリアルタイムで共有
• 利用者の状況を丁寧に報告

ポイント4: 家族の安心感を高める

実践方法：

• いつでも問い合わせできる安心感
• 丁寧で分かりやすい説明
• 利用者の様子を適切に伝える
• 家族の不安に寄り添う姿勢

今すぐできる電話対応改善アクション

アクション1: 電話対応の可視化

実践方法：

• 1週間の電話対応を記録
• 時間帯別の集中状況を分析
• スタッフの負担を定量化
• 機会損失額を計算

アクション2: 電話代行の即座の導入

実践方法：

• fondeskの24時間対応に申込
• サービス内容・送迎情報を共有
• エスカレーション基準を設定
• 即日運用開始

アクション3: 効果の定量測定

実践方法：

• 送迎効率化を確認
• 利用相談対応率を追跡
• 稼働率の推移を記録
• ROIを計算

fondesk導入をさらにお得に始める方法として、紹介制度の活用があります。fondeskの紹介コード「FV756」（基本サービス用）を使用し、24時間オプションを追加することで、デイサービスの電話対応を最適化できます。

実際にfondeskの対応品質を体験した詳細レポートは、fondesk IVR使ってみた！紹介コード【ZA29DINL】でお得に始める電話秘書代行の評価レビューでご紹介していますので、導入検討の参考にしてください。

まとめ：デイサービス電話代行による業務効率化と満足度向上

デイサービスにおける電話代行は、送迎効率化と稼働率向上を同時に実現する戦略的投資です。

【重要な効果】

1. 送迎業務の効率化（調整時間78%削減）
2. 利用率の向上（稼働率平均18%向上）
3. スタッフ負担の削減（電話対応時間82%削減）
4. ケアマネとの連携強化（紹介件数増加）
5. 家族満足度の向上（満足度52%向上）

【成功のポイント】

• 送迎時間帯の電話対応を完全代行
• 当日欠席への迅速な対応
• 利用相談の丁寧で効果的な対応
• スタッフは利用者ケアに集中

デイサービスの本質は「利用者様への質の高いサービス提供」です。電話代行により、スタッフは本来の業務に集中でき、送迎はスムーズになり、利用者満足度が向上します。同時に、すべての利用相談に対応できることで、稼働率が向上し、経営が安定します。

稼働率を向上させ、持続可能な経営を実現したいデイサービス経営者・管理者の皆様には、電話代行により、業務効率化と売上向上を同時に実現することをお勧めします。特に低コスト・高品質・即日導入可能なfondeskなら、リスクなく始められます。せっかく導入するなら、紹介コード「FV756」で特典を受けながら始めることをお勧めします。